Politika zasebnosti

Ta Politika zasebnosti pojasnjuje, kako Mark Kucler s.p., samostojni podjetnik s sedežem v Sloveniji in ponudnik storitve SimplNorm, zbira, uporablja, hrani in varuje osebne podatke, ko obiščete spletno stran, se vpišete na čakalni seznam ali uporabljate aplikacijo SimplNorm.

1. Upravljavec

Za osebne podatke, ki jih obdelujemo za lastne namene, je upravljavec:

• Firma oziroma ime: Mark Kucler s.p.
• Pravna oblika: samostojni podjetnik, Slovenija
• Poslovni naslov: Podsmreka 5V, 1356 Dobrova, Slovenija
• Matična številka: 7472099000
• Davčna številka: 52888746
• Identifikacijska številka za DDV: ni zavezanec za DDV
• E-pošta za zasebnost in varstvo podatkov: info@simplnorm.com
• E-pošta za podporo: support@simplnorm.com

Če uporabljate SimplNorm za hrambo osebnih podatkov o svojih strankah, kupcih, dobaviteljih, sodelavcih ali prejemnikih računov, ste za te podatke praviloma upravljavec vi, mi pa jih v vašem imenu obdelujemo kot obdelovalec. Takšno obdelavo ureja tudi Dodatek o obdelavi osebnih podatkov.

2. Kaj je SimplNorm

SimplNorm je spletno delovno okolje za izdajanje računov, namenjeno predvsem slovenskim samostojnim podjetnikom in malim podjetjem, vključno z normiranimi s.p. Storitev lahko uporabnikom pomaga upravljati podatke o podjetju, stranke, račune, PDF račune, statuse plačil, povzetke DDV in dohodnine, povzetke prispevkov, izvoze, predloge in povezane nastavitve računa.

SimplNorm ni računovodska, davčna, pravna storitev ali storitev finančnega svetovanja. Podatki, ki jih vnesete, se lahko uporabijo za pripravo dokumentov, ocen, povzetkov in izvozov, vendar ste sami odgovorni za preverjanje, ali so vaši računi, evidence, davčne oddaje in poslovne odločitve pravilni za vaše konkretne okoliščine.

3. Katere osebne podatke zbiramo

Zbiramo osebne podatke, ki nam jih posredujete neposredno, podatke, ki nastanejo pri uporabi storitve, podatke, ki jih prejmemo od ponudnikov storitev, in omejene podatke iz javnih ali uradnih poslovnih registrov, kadar uporabljate funkcije za iskanje podjetij.

Kategorije podatkov lahko vključujejo:

• Podatke o računu: ime, e-poštni naslov, zgoščeno vrednost gesla, način prijave, stanje potrditve e-pošte, profilno sliko, če jo zagotovi ponudnik identitete, nastavitve računa in stanje računa.
• Podatke za avtentikacijo in varnost: identifikatorje sej, čase prijav, ID-je ponudnikov prijave, dogodke ponastavitve gesla, podatke o povezovanju računov, datum in različico sprejetih Pogojev ter različico Politike zasebnosti, metapodatke naprave/brskalnika, IP naslov in varnostne dnevnike.
• Poslovne podatke in podatke o organizaciji: ime delovnega prostora, pravno ime, poslovni naslov, davčno številko, identifikacijsko številko za DDV, matično številko, kontaktno e-pošto, telefonsko številko, podatke o bančnem računu, status zavezanca za DDV, upravičenost po 94. členu, privzete nastavitve računov, nastavitve številčenja, kode poslovnih prostorov oziroma naprav, kjer so nastavljene, logotipe in podatke slovenskega letnega davčnega profila.
• Podatke o strankah in računih: imena oziroma firme strank, naslove, države, davčne številke, identifikacijske številke za DDV, e-poštne naslove, kontaktne podatke, številke računov, datume izdaje, opravljene dobave in zapadlosti, vrste dokumentov, postavke, cene, popuste, stopnje DDV, načine plačila, statuse plačila, opombe, sklice na dobropise, oznake za proračunske uporabnike, oznake za nepremičnine in ustvarjene PDF račune.
• Uvožene in izvožene podatke: datoteke za uvoz računov ali izluščene podatke iz računov, CSV izvoze, arhive računov, ustvarjene PDF-je in povezane metapodatke.
• Podatke o agentih in integracijah: dostopne žetone SimplNorm agentov, obsege dovoljenj žetonov, stanje odobritve prijave prek naprave, dejavnost MCP/API in metapodatke uporabe orodij, kjer je omogočen dostop agentov.
• Podatke o e-pošti: e-poštne naslove, metapodatke sporočil, vsebino transakcijskih e-poštnih sporočil, dogodke dostave in komunikacijo s podporo.
• Tehnične podatke: strežniške dnevnike, metapodatke zahtevkov, dnevnike napak, vrsto brskalnika, podatke o napravi, časovne žige in diagnostiko, potrebno za delovanje in varnost storitve.
• Podatke čakalnega seznama: e-poštni naslov, čas oddaje, vir, kodo države iz Cloudflare, jezik pristajalne strani, izvor strani, gostitelja napotitvene strani, kjer je na voljo, in skrajšan niz uporabniškega agenta. Kontakte čakalnega seznama hranimo pri ponudniku Resend. Surovih IP naslovov ne pošiljamo ponudniku Resend.
• Podatke analitike pristajalne strani in preprečevanja zlorab: omejene dogodke interakcij, kot so kliki na CTA gumbe, izbire predogleda izdelka, status oddaje obrazca za čakalni seznam, pot zahteve, koda države, jezik brskalnika, izvorni gostitelj, napotitveni gostitelj, kjer je na voljo, oznaka oziroma cilj dogodka, kjer je relevantno, časovni žigi in kratkotrajni zgoščeni ključi za omejevanje zahtevkov.

Prosimo, da v SimplNorm ne vnašate posebnih vrst osebnih podatkov, podatkov o kazenskih obsodbah ali zdravstvenih podatkov, razen če so nujno potrebni za vaše poslovne evidence in jih lahko zakonito obdelujete.

4. Viri osebnih podatkov

Podatke zbiramo od:

• vas, ko ustvarite račun, nastavite delovni prostor, vnesete stranke, ustvarite račune, naložite datoteke, kontaktirate podporo ali se vpišete na čakalni seznam;
• vaših pooblaščenih uporabnikov ali agentov, ko delujejo v vašem delovnem prostoru;
• ponudnikov identitete, kot sta Google ali GitHub, če izberete prijavo prek teh ponudnikov;
• ponudnikov storitev, ki nam pomagajo upravljati SimplNorm;
• javnih ali uradnih slovenskih poslovnih registrov, kot so viri AJPES oziroma odprti podatki, kadar uporabljate funkcije za iskanje podjetij.

5. Nameni in pravne podlage

Za uporabnike v EU/EGP osebne podatke obdelujemo na spodnjih pravnih podlagah po GDPR.

Zagotavljanje storitve

• Primeri: ustvarjanje računa, prijava, delovni prostori, računi, PDF-ji, izvozi, poročila, predloge, evidence strank in dostop agentov.
• Pravna podlaga: izvajanje pogodbe ali ukrepi pred sklenitvijo pogodbe.

Delovanje in varnost storitve

• Primeri: seje, preprečevanje zlorab in goljufij, odpravljanje težav, omejitve zahtevkov, dnevniki in varnost računa.
• Pravna podlaga: zakoniti interesi za delovanje in varnost storitve; pravna obveznost, kjer velja.

Pošiljanje transakcijske e-pošte

• Primeri: potrditev računa, ponastavitev gesla, varnost računa, obvestila o izbrisu ali izvozu in servisna sporočila.
• Pravna podlaga: izvajanje pogodbe; zakoniti interesi; pravna obveznost, kjer velja.

Podpora uporabnikom

• Primeri: odgovarjanje na vprašanja, diagnosticiranje težav in obravnava pritožb.
• Pravna podlaga: izvajanje pogodbe; zakoniti interesi.

Izboljševanje SimplNorm

• Primeri: odpravljanje napak, kakovost izdelka, načrtovanje funkcij in interna analitika, če je omogočena.
• Pravna podlaga: zakoniti interesi, razen kadar je za določeno tehnologijo potrebno soglasje.

Skladnost z zakonodajo

• Primeri: davki, računovodstvo, regulativa, pravni zahtevki ter zahteve sodišč ali organov.
• Pravna podlaga: pravna obveznost; zakoniti interesi za uveljavljanje ali obrambo zahtevkov.

Čakalni seznam

• Primeri: zbiranje prošenj za beta dostop, upravljanje prednostnega vrstnega reda povabil, preprečevanje podvojenih ali zlorabnih oddaj ter pošiljanje sporočil o dostopu ali uvajanju.
• Pravna podlaga: ukrepi pred sklenitvijo pogodbe; zakoniti interesi za upravljanje beta različice in preprečevanje zlorab; soglasje, kjer je potrebno za neobvezni marketing.

Marketing

• Primeri: neobvezne novice o izdelku ali marketinska e-pošta, če je omogočena.
• Pravna podlaga: soglasje ali zakoniti interesi, kjer je dovoljeno, z možnostjo odjave.

Kadar se sklicujemo na zakonite interese, presodimo, ali nad našimi interesi prevladajo vaše pravice in svoboščine. Kjer vam GDPR daje to pravico, lahko ugovarjate obdelavi na podlagi zakonitih interesov.

6. Ali morate zagotoviti podatke

Določeni podatki so potrebni za sklenitev ali izvajanje pogodbe in zagotavljanje SimplNorm. Če ne zagotovite osnovnih podatkov o računu, avtentikaciji, delovnem prostoru, podjetju, strankah ali računih, zadevnih funkcij morda ne boste mogli uporabljati.

Podatki za neobvezna marketinska sporočila, dodatne profilne podatke, logotipe, uvoze, integracije in agente so prostovoljni, vendar nekatere funkcije brez njih ne bodo delovale.

Podatki, ki jih morate hraniti ali obdelovati zaradi davčnih, računovodskih ali drugih zakonskih obveznosti, so vaši poslovni podatki. SimplNorm vam lahko pomaga pri njihovi obdelavi, vendar ne določa namesto vas, katere podatke morate zakonito hraniti.

7. Ponudniki storitev in prejemniki

Osebne podatke posredujemo samo, kadar je to potrebno za zagotavljanje, varovanje, izboljševanje ali zakonito upravljanje SimplNorm.

Trenutni prejemniki in ponudniki vključujejo:

• Gostovanje aplikacije in infrastruktura: Hetzner Online GmbH kot pogodbeni ponudnik in Hetzner Finland Oy kot upravljavec podatkovnega centra za produkcijski VPS v Helsinkih na Finskem, za aplikacijski vmesnik, zaledje in PDF storitev.
• Podatkovna baza: Neon Postgres v regiji Frankfurt, EU.
• Hramba datotek: Cloudflare R2, nastavljen za hrambo v EU, kjer je omogočen, za aplikacijske datoteke, kot so naloženi logotipi, ustvarjeni PDF-ji in izvozi.
• Dostava e-pošte in hramba kontaktov čakalnega seznama: Resend za transakcijsko e-pošto in kontakte beta čakalnega seznama.
• Gostovanje pristajalne strani, varnost, omejevanje zahtevkov in interna analitika: Cloudflare Pages, Cloudflare Workers, Cloudflare KV in Cloudflare Analytics Engine.
• Spremljanje napak in diagnostika: Sentry za odkrivanje napak ter zaščito stabilnosti frontend in backend storitve.
• Ponudniki zunanje prijave: Google in GitHub, če izberete prijavo prek teh ponudnikov.
• Strokovni svetovalci in organi: računovodje, odvetniki, revizorji, sodišča, davčni organi, regulatorji ali organi pregona, kadar je to zahtevano ali primerno.

Podrobnejše informacije so navedene v Seznamu podizvajalcev, ki ga lahko občasno posodobimo.

Če pozneje uvedemo plačljive pakete, lahko kot ponudnika plačilnih storitev uporabimo Stripe. To politiko bomo posodobili pred začetkom zaračunavanja.

Osebnih podatkov ne prodajamo. Osebnih podatkov ne posredujemo za vedenjsko oglaševanje v različnih kontekstih.

8. Mednarodni prenosi

Osnovno produkcijsko gostovanje in hrambo poskušamo, kjer je izvedljivo, ohraniti v EU, vključno z gostovanjem aplikacije na VPS strežnikih v EU in hrambo v Cloudflare R2 v EU. Nekateri ponudniki lahko kljub temu podatke o računu, podpori, varnosti, e-pošti ali operativne podatke obdelujejo zunaj Slovenije ali EU/EGP.

Kadar se osebni podatki prenašajo mednarodno, uporabljamo ustrezne zaščitne ukrepe, ki jih zahteva GDPR, kot so sklepi o ustreznosti, standardne pogodbene klavzule EU, pogodbe o obdelavi osebnih podatkov in dodatni zaščitni ukrepi, kjer so potrebni.

Opombe glede ponudnikov:

• Resend lahko določene podatke obdeluje v Združenih državah Amerike in uporablja standardne pogodbene klavzule EU za določene prenose zunaj EGP.
• Cloudflare uporablja globalno omrežje in v svojih pogojih obdelave podatkov vključuje standardne pogodbene klavzule EU za omejene prenose.
• Sentry, Google, GitHub in Stripe lahko podatke obdelujejo mednarodno po svojih pravnih pogojih in pogojih obdelave podatkov.

9. Piškotki in podobne tehnologije

SimplNorm uporablja nujne piškotke in podobne tehnologije za prijavo, avtentikacijo, varnost seje in osnovno delovanje aplikacije. V brskalniško hrambo lahko shranimo tudi lokalno stanje aplikacije, kot so izbrani delovni prostor, nastavitve vmesnika in predpomnjeni podatki poizvedb. Predpomnjeni podatki poizvedb potečejo 24 ur po zadnji osvežitvi in se izbrišejo ob uspešni odjavi ali zahtevi za izbris računa. Na skupni napravi se vedno izrecno odjavite.

Na pristajalni strani lahko uporabimo lokalno hrambo brskalnika, da si stran zapomni, da se je obiskovalec že vpisal na beta čakalni seznam, in zato prikaže potrditveno stanje namesto ponovnega poziva. Ta oznaka ne hrani e-poštnega naslova.

Na pristajalni strani trenutno ne uporabljamo analitičnih, oglaševalskih ali sledilnih piškotkov. Omejene lastne dogodke pristajalne strani lahko zbiramo prek našega Cloudflare Workerja in Cloudflare Analytics Engine, da razumemo agregirano zanimanje za beta različico, merimo klike CTA gumbov in status obrazca za čakalni seznam ter ščitimo obrazec pred zlorabami. Ti dogodki ne temeljijo na piškotkih, v analitičnem naboru ne vsebujejo surovih IP naslovov in se ne uporabljajo za vedenjsko oglaševanje.

Če bomo pozneje uvedli analitične ali marketinske piškotke, bomo to politiko posodobili in, kjer je potrebno, pred uporabo pridobili soglasje.

10. Hramba

Osebne podatke hranimo samo toliko časa, kolikor je potrebno za namene, opisane v tej politiki, razen če zakon zahteva ali dovoljuje daljše obdobje hrambe.

Trenutna pravila in merila hrambe vključujejo:

• Podatki aktivnega računa in delovnega prostora se hranijo, dokler je vaš račun ali delovni prostor aktiven.
• Izbris računa takoj odstrani aktivni dostop, določene podatke delovnega prostora z enim samim članom pa načrtuje za trajni izbris po 30-dnevnem obdobju hrambe.
• Podatki deljenega delovnega prostora se lahko hranijo, če v delovnem prostoru ostanejo drugi uporabniki.
• Računi, PDF računi, izvozi, revizijske evidence in računovodsko povezane evidence se lahko hranijo, kadar je to potrebno zaradi davčnih, računovodskih, pravnih razlogov ali sporov. Slovenska računovodska in davčna pravila lahko zahtevajo dolga obdobja hrambe računov in računovodskih evidenc, pogosto 10 let in, za določene nepremičninske DDV evidence, 20 let.
• Varnostni in aplikacijski dnevniki se hranijo omejeno obdobje, potrebno za varnost, odpravljanje napak in dokazovanje dogodkov. Kjer je mogoče, jih skrajšamo ali anonimiziramo.
• Evidence transakcijske e-pošte hranimo mi in naš ponudnik e-pošte, kolikor je potrebno za dostavo, varnost, odpravljanje težav in skladnost.
• Podatke čakalnega seznama hranimo, dokler ni postopek beta dostopa zaključen, dokler ne zahtevate izbrisa ali dokler jih ne potrebujemo več za dostop do izdelka, uvajanje ali povezana sporočila.
• Analitiko pristajalne strani hranimo v agregirani obliki ali obliki dogodkov samo toliko časa, kolikor je koristno za interno analizo izdelka in lansiranja. Ključi za omejevanje zahtevkov v Cloudflare KV so kratkotrajni in samodejno potečejo glede na nastavljeno časovno okno omejevanja zahtevkov.

Pred izbrisom računa izvozite svoje evidence, če jih potrebujete za računovodske, davčne, pravne ali poslovne namene.

11. Varnost

Uporabljamo razumne tehnične in organizacijske ukrepe za varstvo osebnih podatkov, vključno z nadzorom dostopa, preverjenimi sejami, omejenimi žetoni agentov, varnim prenosom, upravljanjem skrivnosti okolja, varnostnimi kontrolami ponudnikov, spremljanjem napak in operativnim beleženjem. Ločen sistem varnostnih kopij, ki ga upravlja SimplNorm, ob datumu te politike še ni aktiven, zato morate pomembne poslovne evidence redno izvažati in hraniti ločeno.

Nobena spletna storitev ne more zagotoviti popolne varnosti. Odgovorni ste za uporabo močnih prijavnih podatkov, zaščito svojih naprav, omejevanje dostopa do delovnega prostora, pregled dostopa agentov/API in takojšnje obveščanje o sumu nepooblaščenega dostopa.

12. Avtomatizirane odločitve in profiliranje

SimplNorm trenutno ne izvaja izključno avtomatiziranega odločanja, ki bi imelo pravne učinke za posameznike ali podobno pomembno vplivalo nanje v smislu 22. člena GDPR.

Funkcije poročil, davčnih povzetkov, opomnikov, predlog, agentov in drugih avtomatizacij lahko pripravijo osnutke, izračune, ocene ali predloge. Ti rezultati so namenjeni pregledu s strani uporabnika in sami po sebi ne predstavljajo naše avtomatizirane pravne odločitve o posamezniku.

13. Vaše pravice po GDPR

Glede na vašo lokacijo in kontekst obdelave imate lahko pravico do:

• dostopa do svojih osebnih podatkov;
• popravka netočnih ali nepopolnih podatkov;
• zahteve za izbris osebnih podatkov;
• omejitve obdelave;
• ugovora zoper obdelavo na podlagi zakonitih interesov;
• prejema prenosljive kopije podatkov, ki ste jih posredovali;
• preklica soglasja, kadar obdelava temelji na soglasju;
• pritožbe pri nadzornem organu.

V Sloveniji je nadzorni organ Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije: https://www.ip-rs.si/

Pravice lahko uveljavljate z uporabo razpoložljivih funkcij za izvoz/izbris v izdelku ali tako, da nam pišete na info@simplnorm.com. Pred obravnavo zahteve bomo morda morali preveriti vašo identiteto.

Če zahtevate izbris podatkov, ki jih mora vaše podjetje hraniti zaradi računovodskih, davčnih, pravnih ali regulativnih razlogov, lahko ustrezne podatke omejimo ali hranimo, kot zahteva ali dovoljuje zakon.

14. Podatki, ki jih obdelujete o svojih strankah

Ko v SimplNorm vnesete podatke o strankah, prejemnikih računov, dobaviteljih ali sodelavcih, ste odgovorni za to, da imate zakonito podlago za obdelavo teh podatkov in za njihovo posredovanje nam v obdelavo. Odgovorni ste tudi za vsa potrebna obvestila tem posameznikom in za odgovarjanje na njihove zahteve glede pravic, razen če zakon zahteva, da odgovorimo neposredno mi.

Te podatke strank obdelujemo samo za zagotavljanje in varovanje SimplNorm, v skladu z vašimi navodili, Dodatkom o obdelavi osebnih podatkov in veljavno zakonodajo, razen če smo zakonsko dolžni ravnati drugače.

15. Podatki otrok

SimplNorm je namenjen poslovnim uporabnikom in ni namenjen otrokom. Za uporabo SimplNorm morate biti stari najmanj 18 let oziroma dosegati starost pravne sposobnosti v svoji državi, če je ta višja. Zavestno ne zbiramo osebnih podatkov otrok.

16. Spremembe te politike

To Politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo. Če naredimo bistvene spremembe, bomo sprejeli razumne ukrepe za obvestitev uporabnikov, na primer prek spletne strani, aplikacije ali e-pošte. Posodobljena različica velja od zgoraj navedenega datuma začetka veljavnosti, razen če je navedeno drugače.

17. Kontakt

Vprašanja, zahteve ali pritožbe glede zasebnosti lahko pošljete na:

info@simplnorm.com